RESUMEN EJECUTIVO – INFORME INF. DAI N° 01/2024 INFORME DE CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS Y LAS DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNOGESTIÓN 2023

RESUMEN EJECUTIVO

INFORME INF. DAI N° 01/2024 INFORME DE CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS Y LAS DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

GESTIÓN 2023

1. ANTECEDENTES

En sujeción a los artículos 15° y 27° inciso e) de la ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamental, y conforme al Programa Operativo Anual de la Dirección de Auditoría Interna del G.A.M. de Quillacollo, correspondiente a la gestión 2024, así como en consideración a la Programación de Actividades correspondiente a la gestión 2024 para las Unidades de Auditoría Interna, emitido por la Contraloría General del Estado mediante Comunicado CGE/15/2023 de 02 de agosto de 2024, se efectuó la Auditoría de Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros comparativos del Gobierno Autónomo Municipal de Quillacollo al 31 de diciembre de 2023.

Objetivos de la auditoría

El objetivo de la Auditoría es emitir un pronunciamiento sobre la confiabilidad de los Registros y Estados Financieros de la Entidad, por el periodo comprendido entre el 1° de enero al 31 de diciembre de 2023; en el marco de las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada NBSCI, el Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada RE-SCI, el Manual de Cuentas de Contabilidad del Sector Público MCCSP y normativa interna emitida por la Entidad.

Asimismo, determinar si el control interno relacionado con los registros requisitos, ha sido diseñado, implantado y funciona adecuadamente para lograr la consecución de los objetivos del Gobierno Autónomo Municipal de Quillacollo, en el periodo correspondiente al 1º de enero al 31 de diciembre de 2023, a afectos de minimizar la probabilidad de presentarse observaciones (errores y/o irregularidades) en los registros.

Cabe señalar, que, como resultado de la auditoría de confiabilidad de los Registros y Estados Financieros, se emite el presente informe respecto al pronunciamiento sobre la Confiabilidad de los Registros y las deficiencias de control interno emergentes de la evaluación; posteriormente se emitirá el pronunciamiento sobre la Confiabilidad de los Estados Financieros y las deficiencias de control interno resultantes de la citada evaluación. Ambos informes se emiten producto de la Auditoría de Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros.

Objeto del examen

Lo constituyen los registros con efecto presupuestario, patrimonial y financiero, considerando los registros manuales y automatizados de las operaciones críticas, rubros y/o partidas presupuestarias, seleccionadas en la Planificación Específica y su relación con las cuentas contables.

Alcance

Nuestra auditoría, se realizó de conformidad a las Normas de Auditoría de Confiabilidad de los Registros y Estados Financieros, numerales 311 al 316, aprobadas por la Contraloría General del Estado, mediante Resolución CGE/073/2021 de 28 de octubre de 2021.

La Auditoría comprendió la revisión de los registros de las transacciones con efecto presupuestario, patrimonial y financiera generados entre el 1º de enero al 31 de diciembre de la gestión 2023, considerando los registros manuales y automatizados de las operaciones críticas, las cuentas, rubros y/o partidas presupuestarias, documentación originada como resultado de los procesos desarrollados en relación al Sistema de Contabilidad Integrada NBSCI, Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada RE-SCI, el Manual de Cuentas del Sector Público MCCSP. La evidencia obtenida fue documental, a través de fuentes internas y externas, resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría descritos en los programas de trabajo.

Las operaciones críticas seleccionadas para su análisis en la gestión 2023, se realizaron de acuerdo a la rotación de énfasis.

1. PRONUNCIAMIENTO DEL AUDITOR GUBERNAMENTAL RESPECTO A LA CONFIABILIDAD DE LOS REGISTROS.

Con base en los procedimientos aplicados, los objetivos establecidos en la planificación específica de registros y considerando los parámetros de calificación de la confiabilidad de registros o criterios aplicados mencionados en el punto 1.5 del presente informe, concluimos que los Registros del Gobierno Autónomo Municipal de Quillacollo, en lo referido a las operaciones críticas seleccionadas, a nivel general SON CONFIABLES ya que las operaciones de registro se ejecutaron de acuerdo a las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integrada, Reglamento Específico del Sistema de Contabilidad Integrada de la entidad, así como el cumplimiento del control interno diseñado; aspectos que minimizan la probabilidad de ocurrencia de errores y/o irregularidades.

1. RESULTADOS DEL EXAMEN

• Observaciones con relación a las Recaudación de los responsables de Cajas recaudadoras de las áreas criticas

• Ausencia de mobiliario adecuado para el resguardo y salvaguarda de valores y Recursos Recaudados durante el día de las cajas

• Depósitos de ingresos realizados de manera inoportuna

• Falta de presentación de DJBR de Personal Eventual que administran o acceden a Recursos Económicos Públicos

• Inadecuado uso de boletas de notificación para la emisión de sanciones y clausura

• Ausencia de instrumentos normativos que regulen los procedimientos de la Jefatura de Fiscalización

• Observaciones en las Boletas de Paralización de Obra efectuadas por el área de Normas Urbanas.

• Falta de actualización de normativa relacionada con la captación de Recursos

• Objetivos de gestión de la Jefatura de Fiscalización cumplidas parcialmente

• Falta de respaldo y/o justificativo documental con respecto a la otorgación de un Plazo de corrección de defectos (Acta de Recepción Provisional) mayor al plazo total de ejecución

• Observaciones en el Manejo de Valores Municipales

• Falta de controles que aseguren la publicación oportuna del Formulario 500 (Actas de Recepción Provisional y Acta de Recepción Definitiva en Obras)

• Falta de controles que aseguren la Integridad de documentos establecidos en el Contrato para Obras en la Modalidad ANPE.

• Incorrecta Apropiación Presupuestaria y Contable en registros de Obras.

• Observaciones en la oportunidad de pagos parciales realizados en la adquisición de desayuno escolar

• Deficiencia en el cálculo de retención de garantía de cumplimiento de contrato en la provisión de desayuno escolar.

• Observación a la integridad de respaldos en la aplicación de multas a registros de gastos.

• Inadecuada aplicación de procedimiento en el establecimiento del documento de fianza para la administración de fondos de caja chica.

• Deficiencia en la oportunidad de las operaciones con efecto financiero

• Ausencia de procedimientos de control que permita asegurar la salvaguarda de comprobantes generados durante el registro de las operaciones

• Discrecionalidad en la aplicación de controles a los horarios de trabajo de consultores individuales de línea del servicio de almuerzo escolar y otras unidades

• Gastos de servicios de publicidad que no corresponden al objetivo de la operación: 251 0000 92 Prevención contra la Violencia hacia la Mujer

• No se efectuó la apropiación contable del cargo por refrigerio no cobrados en EMAQ

• Incorrecta consignación de datos en algunos documentos que autorizan el pago de sueldos al personal eventual

• Falta de documentación de respaldo en el gasto por el servicio de telefonía móvil del Control Social

• Deficiencias en la integridad y aprobación en la documentación que respalda pasajes y viáticos del Control Social

• Falta de presentación oportuna de descargos para pago de pasajes

• Observaciones en la oportunidad de pagos realizados en la adquisición de Productos Químicos y Farmacéuticos

• Observación a las planillas de pago de refrigerio Inadecuada determinación del refrigerio al personal de planta

• Observación en la determinación de Multas y Sanciones del Personal Permanente

• Observación a la documentación de respaldo de los pagos de sueldos del Personal Permanente

• Falta de Oportunidad en el Pago de los Consultores de Línea

• Falta de procesos y procedimientos formalizados en un Manual para la elaboración de planillas salariales en el Gobierno Autónomo Municipal de Quillacollo

• Falta de documentación de respaldo a los comprobantes de gastos

• Falta de cobertura de seguros para activos fijos contra riesgos de pérdidas o siniestros

• Autorización de pagos electrónicos y pagos con cheque por un servidor público de un nivel jerárquico no autorizado en el Manual de Funciones del Personal Administrativo del H.C.M.Q.

• Inadecuada apropiación presupuestaria y Contable

• Inexistencia de documento que respalde el uso y destino de los bienes adquiridos

• Falta de Compatibilización de Reglamento Específico del Sistema de Administración de Personal RE – SAP
  • Aprobación de la estructura organizacional de la entidad (órgano ejecutivo y legislativo)

• Observaciones a la movilidad de Personal

• Observaciones en el diseño del organigrama

• Observación a la capacitación actualizada de los servidores públicos en el CENCAP

• Observaciones detectadas en compras menores

• Falta de formalización de procedimientos e instrucciones del llenado adecuado de las Hojas de Ruta

• Comprobantes de Ingreso de Almacén validados de manera Inoportuna

Quillacollo, 18 de enero de 2024